Sua empresa está preparada para uma auditoria? Siga esses passos para manter a operação em conformidade

O segundo semestre chega acompanhado de um calendário intenso para gestores de qualidade e facilities. É nesse período que se concentram as auditorias internas, as vistorias de clientes e as fiscalizações de órgãos reguladores. 

Para muitos negócios, este é o momento da verdade, onde cada detalhe operacional é colocado sob lupa. Muitas pessoas ainda acreditam que a preparação para uma inspeção se resume a garantir que o chão esteja brilhando. Essa visão está equivocada.  

Vamos ajudar você a revisar os requisitos indispensáveis para a validação da limpeza profissional. Confira o conteúdo e transforme a pressão da temporada de auditorias em uma oportunidade para demonstrar excelência.

Uma inspeção sanitária vai além da estética

Auditores experientes investigam a fundo a estrutura dos processos de higiene, buscando evidências documentais que comprovem que a higienização faz parte de uma rotina técnica, padronizada e controlada.

O que eles buscam é a garantia de que a empresa atua em conformidade com as normas regulatórias. Para enfrentar esse desafio com tranquilidade, sua estratégia deve seguir três exigências. Vamos aos detalhes de cada um delas. 

1 - Documentação técnica em dia

A documentação é o que sustenta a credibilidade de qualquer procedimento auditável. Sem ela, a operação fica vulnerável a questionamentos, não importa o quão eficiente seja a limpeza executada. 

Manter as informações organizadas e atualizadas é a principal forma de comprovar que a empresa utiliza produtos regularizados e adequados para suas respectivas finalidades.

Os auditores solicitam, invariavelmente, uma série de documentos que atestam a conformidade dos insumos utilizados. Entre os mais críticos, destacam-se:

• Ficha com Dados de Segurança - FDS

Essencial para garantir a segurança dos colaboradores que manipulam os produtos e para demonstrar que a instituição conhece os riscos e as medidas de controle associadas aos químicos utilizados.

• Fichas técnicas

Elas detalham as características, o modo de uso e as aplicações recomendadas das soluções, assegurando que os insumos estão sendo aplicados de forma correta e eficaz.

• Laudos de prevenção

Comprovam a ação bactericida, virucida e fungicida dos produtos contra contaminações. Os laudos atestam cientificamente que a higienização realizada remove as sujidades superficiais e elimina os microrganismos causadores de infecções. 

A gestão desse acervo técnico deve ser encarada com seriedade!

A falta de um desses documentos pode resultar em não conformidades, colocando em risco a continuidade das atividades. 

2 - Padronização e evidências dos processos  

Ter os documentos dos produtos em ordem é o primeiro passo. O segundo é demonstrar que a equipe segue rigorosamente a metodologia estabelecida. Aqui, entram os Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) e as instruções de trabalho.

Os POPs são as listas de tarefas que descrevem com clareza a frequência, a técnica correta, os produtos e as concentrações a serem utilizadas em cada tipo de superfície, equipamento ou ambiente. 

A padronização é a chave para eliminar as variações na execução da limpeza, garantindo que o resultado seja sempre o mesmo, independentemente de quem realize a tarefa.

Esses documentos são indispensáveis para o treinamento de novos funcionários e para a reciclagem dos mais experientes, assegurando que toda a equipe esteja alinhada com as melhores práticas. 

Apresentar um cronograma bem estruturado durante uma auditoria, com registros de execução assinados comprova de forma irrefutável que tudo está sendo cumprido à risca.

3 - Apoio consultivo especializado  

Preparar uma operação para uma auditoria pode ser um processo complexo e desgastante, especialmente quando a equipe interna já está sobrecarregada com as demandas do dia a dia. 

Realizamos uma Consultoria Técnica personalizada conforme as necessidades e exigências de diferentes modelos de negócios. Nossa abordagem vai desde o fornecimento de produtos até a implantação de novas estratégias.

Com a linha Allia, disponibilizamos toda a documentação técnica necessária, incluindo FDS, fichas técnicas detalhadas e os laudos de eficácia que comprovam o desempenho das soluções. 

Atuamos como uma extensão do seu time, auxiliando na interpretação dos requisitos técnicos dos produtos e orientando sobre as boas práticas de utilização para cada aplicação. 

Confie em quem conhece as exigências dos órgãos fiscalizadores

Prepare-se para garantir que todos os aspectos estejam em conformidade. Entre em contato e saiba como organizar a documentação e estruturar as rotinas para passar por qualquer auditoria com tranquilidade e segurança.